Jak zostać podwykonawcą Volkswagena: wymagania i proces kwalifikacji dostawców

Aby zostać podwykonawcą Volkswagena, należy przejść wieloetapową kwalifikację obejmującą rejestrację firmy na platformie dostawców, ocenę potencjału technicznego i finansowego, weryfikację systemu zarządzania jakością, audyty, ocenę zdolności produkcyjnych i logistycznych oraz zatwierdzenie pierwszych części lub usług.

Współpraca z Volkswagenem jest możliwa zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i dla mniejszych firm, ponieważ fabryki potrzebują szerokiego zakresu dostaw: części bezpośrednio produkcyjnych, maszyn, chemikaliów, odzieży roboczej, artykułów biurowych oraz usług cateringowych, remontowych i teleinformatycznych. Pierwszym krokiem do tego, by zostać dostawcą VW jest rejestracja firmy na platformie dostawców.

Jakiego rodzaju podwykonawców poszukuje Volkswagen

Fabryka każdego dnia ma bardzo duże zapotrzebowanie na części pośrednio i bezpośrednio produkcyjne. Do tej pierwszej grupy zaliczamy wszystkie te elementy, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania fabryki jak np. maszyny, chemikalia, odzież robocza, artykuły biurowe. Części bezpośrednio produkcyjne to z kolei te wszystkie części i elementy, które trafiają bezpośrednio do auta.

Mamy oczywiście również zapotrzebowanie na całą gamę usług: cateringowych, remontowych czy teleinformatycznych. Tak duża dywersyfikacja niezbędnych dostaw oraz ich zakres powoduje, że nawet mniejsze przedsiębiorstwa mają szanse na stałą współpracę z naszą spółką.

Każdy dostawca - niezależnie od tego czy pochodzi z Polski czy z zagranicy - musi spełniać określone wymogi jakościowe. Współpraca z dostawcami z różnych części świata w rozbudowanych łańcuchach dostaw to chleb powszedni.

Proces kwalifikacji powinien uwzględniać również obowiązek kaskadowania wymagań klientów w całym łańcuchu dostaw. W branży motoryzacyjnej oznacza to konieczność zarządzania nie tylko własnym procesem, ale także poddostawcami, procesami specjalnymi, zmianami, identyfikowalnością i zgodnością z wymaganiami Volkswagena.

Rejestracja i pierwszy kontakt z Volkswagenem

Przedsiębiorcy pytali przedstawicieli Volkswagena przede wszystkim o wymogi, jakim muszą sprostać by zostać dostawcą koncernu, jakich dostawców poszukuje fabryka i o to jak przebiega proces zakupowy.

Pierwszym krokiem do tego, by zostać dostawcą VW jest rejestracja firmy na platformie dostawców.

Rejestracja nie oznacza jeszcze zatwierdzenia przedsiębiorstwa ani gwarancji otrzymania zamówienia. Jest początkiem procesu, w którym Volkswagen ocenia, czy firma może spełnić wymagania dotyczące jakości, technologii, mocy produkcyjnych, logistyki, stabilności finansowej, komunikacji i zgodności z wymaganiami klienta.

Kwalifikacja dostawcy: wstępna i właściwa

Często różnicujemy kwalifikację na wstępną i właściwą. W ramach kwalifikacji wstępnej oceniamy generalne kryteria dopasowania partnera do naszych potrzeb w wymiarze technicznym, ale także stabilności finansowej.

W kwalifikacji wstępnej kryteria oceny dla badanych dostawców są najczęściej identyczne, bez względu na kupowany asortyment czy usługę. Najczęściej odnosimy się do takich kryteriów jak standing finansowy, pozycja dostawcy na rynku, jego wielkość, zatrudnienie, wielkość ponoszonych nakładów na rozwój nowych technologii, odnowę parku maszynowego, poziom zadłużenia w odniesieniu do rocznych obrotów, opinia na rynku o danym dostawcy.

Kwalifikację właściwą prowadzimy najczęściej w odniesieniu do przeznaczenia danego zakupu, jego istotności z punktu widzenia znaczenia asortymentu oraz ryzyka ich niedostępności, oczekiwanej wydajności dostaw, standardów jakościowych ich stabilności itp.

Specyfika asortymentu, technologii i docelowego przeznaczenia determinuje jakie kryteria okażą się najbardziej efektywne w ocenie kwalifikacyjnej dostawców.

Kiedy Volkswagen lub inny klient uruchamia pełną kwalifikację

W praktyce biznesowej niezmiernie rzadko spotykamy firmy, które prowadzą ocenę w procesie kwalifikacji dla wszystkich swoich dostawców. Można wskazać trzy kluczowe przypadki.

• Wobec podmiotów, które dostarczają istotne, strategiczne surowce lub komponenty.
• Wtedy, gdy charakter współpracy jest długofalowy, przykładem są usługi serwisowe.
• Jeśli współpraca dotyczy dóbr inwestycyjnych, gdzie w procesie użytkowania liczymy na wsparcie dostawcy w zakresie części zamiennych, profesjonalnego wsparcia serwisowego itp.

Warto zaznaczyć, że kwalifikację właściwą powinniśmy zaplanować i wykonać wraz z dostawcą, jednak w kontekście konkretnego zdarzenia zakupowego.

Wartość takiej oceny w procesie kwalifikacji właściwej wynika właśnie z powiązania kryteriów oceny z naszymi oczekiwaniami i wymaganiami w kontekście konkretnego zakupu, docelowego przeznaczenia dóbr, czasu ich użytkowania lub relacji, na jaką liczymy z dostawcą.

Najważniejsze wymagania wobec podwykonawcy Volkswagena

1. Stabilność finansowa i organizacyjna

Volkswagen oczekuje, że dostawca będzie zdolny do utrzymania działalności, finansowania inwestycji, zapewnienia ciągłości produkcji oraz reagowania na zmiany w projekcie. Ocena obejmuje między innymi standing finansowy, poziom zadłużenia w odniesieniu do rocznych obrotów, wielkość przedsiębiorstwa, zatrudnienie i pozycję dostawcy na rynku.

Znaczenie ma także wielkość ponoszonych nakładów na rozwój nowych technologii oraz odnowę parku maszynowego. Dostawca powinien wykazać, że jego możliwości nie opierają się wyłącznie na aktualnym stanie przedsiębiorstwa, lecz obejmują również zdolność do rozwoju.

2. System zarządzania jakością

Zacznij od podstaw - weryfikacja systemu zarządzania jakością. Dobrze jak zwykle jest zacząć od początku.

Stworzony i dobrze utrzymywany system zarządzania jakością da nam pewność, że dostawca wie, co to jest zarządzanie jakością, rozumie podstawowe zagadnienia i elementy, wie, dlaczego przeprowadza się audyty, rozumie, dlaczego zarządza się wyrobem niezgodnym oraz wie, dlaczego tak ważne jest spełnienie oczekiwań klienta.

Sprawdź, czy dostawca posiada certyfikat ISO 9001, przez jaką jednostkę jest wydany i czy jest aktualny. Warto również zweryfikować ostatni wynik takiego audytu certyfikującego lub podtrzymującego certyfikat.

Zobacz, ile było niezgodności, w jakich obszarach, czy wdrożono akcje korygujące, czy wdrożono akcje korekcyjne i prewencyjne.

Jeżeli pracujesz w innym systemie zarządzania jakością, to skup się na tym, czy dostawca posiada taki system u siebie. Niezależnie czy jest to IATF dla branży samochodowej, EN 9100 dla branży lotniczej lub inne systemy wymagane w swojej branży.

Może okazać się tak, że dostawca nie posiada certyfikatu, ale spełnia inne wymagania. Czy to oznacza, że powinniście go wyeliminować? Nie do końca. Wówczas możesz przeprowadzić audyt systemu.

Niektórzy dostawcy posiadają także własne, wewnętrzne systemy zarządzania jakością, czasami niecertyfikowane. Być może jest on lepszy nawet od ISO 9001.

3. Zdolności produkcyjne i technologia

Gdy już potwierdzisz to, że dostawca jest zdolny do zapewnienia jakości, przejdź do jeszcze bardziej istotnego tematu. Sprawdź zdolności produkcyjne.

Co z tego, że dostawca posiada system zarządzania jakością, że będzie prowadził audyty wewnętrzne, będzie rozumiał, czym są niezgodności, co to są akcje korygujące - gdy nie będzie posiadał maszyn odpowiednich do wykonania danego elementu produktu?

W tym celu musisz bardzo dobrze poznać rysunek techniczny produktu, którego wykonanie chcesz zlecić do danego dostawcy. Zweryfikuj go dokładnie: zobacz jakie tam są procesy i wymagania zweryfikuj jakie są zdefiniowane metody kontroli, niszczące i nieniszczące.

Ocena powinna objąć park maszynowy, wyposażenie kontrolno-pomiarowe, dostępne technologie, zdolność do utrzymania parametrów procesu oraz możliwość wykonania wszystkich operacji wymaganych przez dokumentację techniczną.

4. Znajomość procesów i procesy specjalne

Kolejnym ważnym aspektem jest nie tylko posiadanie parku maszynowego, ale również znajomość procesów.

Czasami zdarza się, że dostawca nie będzie jeszcze posiadał danej maszyny czy zasobów ludzkich. Niemniej jednak będzie deklarował, że jest w stanie szybko ją wdrożyć i nią zarządzać. Zweryfikuj to dobrze.

Czy dostawca na pewno rozumie, czym jest dany proces? Równie ważne jest sprawdzenie samych procesów na miejscu u dostawcy i upewnienie się, że wykonywane są one w odpowiednim standardzie i w odpowiedni sposób - w takim, jaki wymagasz Ty i Twoja organizacja.

Jeśli dostawca stosuje procesy specjalne, należy przejrzeć raporty z walidacji, dane dotyczące możliwości oraz MSA. Połącz ich analizy PFMEA z planami kontroli, aby zapobieganie i wykrywanie ryzyka odbywało się tam, gdzie ono rzeczywiście występuje - często w siedzibie dostawcy.

W przypadku CMO/CPO należy potwierdzić status walidacji procesu i dokumenty transferu technologii przed zatwierdzeniem.

5. Zarządzanie poddostawcami

Dostawca może outsourcować kilka procesów i nie ma w tym nic złego. Wiele firm nie wykonuje na przykład obróbki chemicznej lub badań niszczących lub nieniszczących.

Takie procesy zlecane są na zewnątrz. Jest to normalna praktyka. Ważne jest, aby takich poddostawców zweryfikować: czy posiadają odpowiednie dokumenty, czy są znani na rynku, sprawdź, jak dostawca zarządza nimi, w jaki sposób podchodzi do tych tematów.

Zatwierdzenia są szczegółowe: odnoszą się do materiału, gatunku, lokalizacji, a czasem procesu. Zmiana lokalizacji, zlecenie podwykonawstwa lub zmiana receptury nie są objęte formalnym NOC i oceną w ramach MOC.

Dystrybutorzy i brokerzy również podlegają tym wymaganiom; potwierdzają źródła pochodzenia i wymagają kontroli tożsamości oraz zgodności z GDP.

6. Zasoby ludzkie

Pomimo tego, że dostawca może mieć czas, park maszynowy, może znać procesy - może on nie posiadać zasobów ludzkich.

Zweryfikuj, czy dostawca posiada odpowiednie zasoby wśród operatorów, osób odpowiedzialnych bezpośrednio za produkty.

Zweryfikuj także, czy dostawca posiada odpowiednie zasoby w tak zwanym white colours. Mowa o osobach, które odpowiadają za wsparcie klienta, które będą odpowiadały za wdrożenie całego produktu i zapewnienie jakości.

Również bardzo istotny punkt, a często pomijany: weryfikujemy park maszynowy, zasoby, czas, a nie weryfikujemy tego, czy będzie nam miał kto odpowiedzieć czy przeprowadzić cały projekt wdrożeniowy.

7. Wydajność, moce i wąskie gardła

Kolejny ważny punkt to zweryfikowanie zasobów dostawcy. Chodzi o czas ogólny oraz identyfikację wąskich gardeł.

Pamiętaj, że dostawca produkuje też części dla innych klientów. Zastanów się, jakie relacje z tymi klientami posiada.

Jeżeli wejdziesz jako klient do tego dostawcy i będziecie mieć od 1 do 5% udziałów, to będzie bardzo ciężko nadać priorytet Twoim częściom i produktom.

Dlatego bardzo ważne jest to, aby uwzględnić tego typu informacje. Pomimo tego, że dostawca może mieć czas, park maszynowy, może znać procesy - może on nie posiadać zasobów ludzkich.

8. Logistyka i terminowość dostaw

Kolejny ważny punkt, który warto zweryfikować, dotyczy dostaw na czas. Sprawdź, jak wygląda logistyka u dostawcy.

Sprawdź do kogo dostarcza, do jakich krajów, czy rozumie wymagania, które musi spełnić wysyłając części do Ciebie.

Być może nie ma jeszcze klientów z Polski i nie wie, jakie musi spełnić wymagania, na przykład celne. Zweryfikuj to, czy jest to zrozumiałe przez dostawcę czy nie.

Zobacz, jak wygląda logistyka, jak działa, jak dużo wysyłek jest realizowanych w danym dniu, tygodniu czy miesiącu. Jest to również istotne, bo bardzo często jest to wąskie gardło w dostawach na czas.

9. Bufor bezpieczeństwa i ciągłość dostaw

Kolejny ważny punkt, często pomijany, to zweryfikowanie tego, czy dostawca jest w stanie zapewnić bufor.

Chodzi nie tylko o sam fakt, ale również o fizyczne miejsce, aby składować 3 czy 4 dostawy. Jest to niezbędne, by zapewnić ich dostępność w przypadku wystąpienia problemów jakościowych.

Bufor często ratuje sytuacje ciągłości dostaw, więc warto go naprawdę zweryfikować.

Współpraca z dostawcami niesie ze sobą szereg ryzyk, takich jak opóźnienia w dostawach, niezgodności jakościowe czy problemy finansowe dostawców. Aby zminimalizować te zagrożenia, firmy stosują strategie dywersyfikacji dostawców i wdrażają plany awaryjne.

10. Zgodność z wymaganiami Volkswagena

Wymagania Grupy VW w kontekście wymagań rynku motoryzacyjnego obejmują proces zbierania, komunikowania i implementowania CSR w organizacji oraz w łańcuchu dostaw.

Istotne jest audytowanie specyficznych wymagań klienta według IATF 16949 oraz wymagań niemieckiego rynku motoryzacyjnego.

Współpraca z klientem VW obejmuje Formel Q Konkret - ramową umowę jakościową, a także specyficzne wymagania grupy VW, w tym CSR VW do IATF 16949.

W zależności od projektu należy uwzględnić Formel Q Capability, Formel Q Capability SW, Formel Q New Parts Integral oraz dodatkowe wymagania specyficzne poszczególnych marek, określane jako Formel Q Brand specific supplements.

Proces kwalifikacji dostawcy krok po kroku

Krok 1. Określenie potrzeb i zakresu dostawy

Określ potrzeby, oceń ryzyko i ustal kryteria zatwierdzania oraz rygorystyczne wymagania testowe.

W pierwszej kolejności należy określić, co ma być dostarczane, do jakiego modelu lub procesu będzie wykorzystywane, jakie wymagania techniczne i jakościowe musi spełnić oraz jakie konsekwencje może spowodować przerwanie dostaw lub niezgodność.

Krok 2. Utworzenie listy potencjalnych dostawców

W pierwszej kolejności, jako inżynier jakości dostawców czy menedżer jakości dostaw, powinieneś dostać listę wybranych dostawców przez dział zakupów. Możecie oczywiście wybierać dostawców wspólnie.

Dobra lista potencjalnych dostawców zawiera od 4 do 7 pozycji. Nie powinniście jeszcze teraz podejmować żadnych decyzji.

Ocena w procesie kwalifikacji dostawcy jest fundamentem dla oceny i porównywania ofert dostawców.

Krok 3. Przegląd dokumentów i kwestionariusz

Recenzja na komputerze stacjonarnym obejmuje ocenę kwestionariuszy, certyfikatów i historii dostawcy oraz zaplanowanie audytu, jeśli ryzyko tego wymaga.

Na bazie wymagań możesz przygotować specjalny kwestionariusz, który dostawca oceni według własnego uznania. Pamiętaj jednak, że musisz mieć wtedy duże zaufanie do tego dostawcy.

Możesz robić tak w stosunku do dostawców, którzy są znani w świecie i branży, którzy dostarczają podobne części do innych klientów lub po prostu na takich dostawcach, na których możesz polegać.

Jeśli nie masz takiego zaufania do dostawcy, to warto przeprowadzić taki audyt i ocenę na miejscu, za pomocą kwestionariusza, który posiadasz.

Krok 4. Audyt systemu i procesu

Przeprowadzaj audyty zdalne lub na miejscu, rejestruj ustalenia i uzgadniaj działania korygujące.

Audyty dostawcy mogą obejmować audyt systemu, audyt procesu, audyt wyrobu oraz dodatkowe audyty wymagane przez klienta. W branży automotive należy uwzględnić wymagania VDA 6.3 oraz dodatkowe wymagania audytu procesu wynikające z Formel Q Capability.

Audyt powinien potwierdzić, że deklaracje dostawcy znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistych procesach, zasobach, zapisach jakościowych i sposobie zarządzania ryzykiem.

Wyniki audytu należy zapisać, przypisać do odpowiedzialnych osób, określić terminy zamknięcia i zweryfikować skuteczność działań.

Krok 5. Ocena ryzyka dostawcy

Jeżeli masz już wszystkie wskaźniki, stwórz matrycę ryzyka na tej podstawie lub FMEA dla wszystkich dostawców.

W prosty sposób oblicz wskaźniki dla FMEA lub matrycy ryzyka, wybierz dostawcę, który ma najniższe ryzyko z Twojego punktu widzenia.

Zrób to wspólnie z działem zakupów tak, aby uwzględnić dwa biznesy: produkcyjno-jakościowy i technologiczny, ale również komercyjny.

Kryteria oceny dostawcy powinny być dobrane adekwatnie do zidentyfikowanych ryzyk i szans. Mogą to być parametry takie jak jakość produktów, zdolności produkcyjne, zgodność z normami branżowymi, stabilność finansowa oraz lokalizacja.

Krok 6. Negocjacje i kontraktowanie

Po wybraniu odpowiedniego dostawcy, kluczowe stają się negocjacje warunków współpracy. Na tym etapie firmy skupiają się zazwyczaj na negocjacji cen i harmonogramów.

Z punktu widzenia ryzyk dla projektów oraz wymagań branży już od tego etapu powinniśmy omówić wszelkie znane dla nas aspekty jakościowe.

Dzięki temu zmniejszamy prawdopodobieństwo niezgodności i nieporozumień między nami a dostawcą. To właśnie w tym momencie skierujemy się w stronę naszego lesson learnt, aby sprawdzić, które z naszych wcześniejszych doświadczeń należy uwzględnić.

Zablokuj specyfikacje i obowiązki w podpisanym dokumencie Umowa o jakości.

Krok 7. Weryfikacja kosztu całkowitego

Cena produktu dostawcy ma znaczenie. Cena ma znaczenie dla firmy, ale powinna być brana pod uwagę na końcu.

Pominięcie wszystkich pozostałych punktów i poleganie na cenie może spowodować to, że cena zarządzania jakością dostawcy tańszego będzie tak duża, że cena ogólna produktu się nie zwróci.

Czasami lepiej jest wybrać dostawcę, który ma lepsze wskaźniki jakościowe i który ma lepsze wyniki w kwestionariuszu, a cena jest wyższa, niż dostawcę, który ma niższe wskaźniki z kwestionariusza, ale przedstawia niższą cenę.

Uwzględnij również koszty jakości zarządzania wyrobem niezgodnym czy zarządzania dostawcą, który ma słabą jakość.

Krok 8. Wybór jednego lub kilku źródeł dostaw

Kolejny etap to wybór dostawców. Często wybierany jest jeden dostawca, co jest dużym błędem.

Warto wybrać dwóch dostawców, bo nawet dostawca wyglądający dobrze i w danym momencie spełniający wymagania, po roku czy po półtora lub dwóch, może bardzo obniżyć swoje loty.

Może dojść do zmiany zarządu, może dojść do zmian personalnych, może dojść do nieoczekiwanych sytuacji, które spowodują, że jakość będzie niska lub zabraknie w ogóle dostaw.

Dlatego warto mieć dwa źródła dostaw.

Krok 9. Partia pilotażowa, PPAP lub FAI

Kolejnym etapem, gdy mamy już wybrane dwa źródła dostaw, jest przedstawienie tak zwanej pierwszej próby, pierwszych części, które będą produkowane.

W zależności od modelu warto wykorzystać sprawdzone metody: PPAP w branży automotive lub FAI z branży kolejowej lub lotniczej.

PPAP zawiera 18 elementów, które pozwalają w odpowiedni sposób zweryfikować jakość i zdolność dostawcy do spełnienia wymagań.

Prowadzenie partii pilotażowych lub FAI, wykonywanie testów odbiorczych i kontroli metod powinno zakończyć się formalną dyspozycją QA.

Przed dopuszczeniem do produkcji seryjnej należy potwierdzić zgodność wyrobu, procesu, dokumentacji jakościowej, zdolności procesu, planu kontroli i sposobu reagowania na niezgodności.

Krok 10. Zatwierdzenie dostawcy

Kwalifikacja to proces gromadzenia dowodów; zatwierdzenie to decyzja o umieszczeniu dostawcy, miejsca lub materiału na liście ASL z określonym zakresem i warunkami użytkowania.

Dodaj dostawcę, miejsce i materiał do ASL wraz z planami kontroli i częstotliwością ponownej kwalifikacji.

Zatwierdzenia tworzą wpisy ASL powiązane z określonymi materiałami i lokalizacjami - bez zakresu i bez zakupu.

Materiał pozostaje zablokowany w kwarantannie do momentu przejścia przez każdą bramę.

Krok 11. Monitorowanie po zatwierdzeniu

Samo zatwierdzenie produktu i wszystkich wymienionych wcześniej etapów istotnych z punktu widzenia zapewnienia dostaw nie kończy naszej współpracy z dostawcą.

Celem zapewnienia jego ciągłego rozwoju, a przez to doskonalenia również naszych procesów powinniśmy monitorować i oceniać naszych dostawców.

Ocena dostawców jest niezbędnym elementem zapewnienia ciągłości jakości i efektywności dostaw. Regularna ocena dostawców umożliwia identyfikację problemów na wczesnym etapie i wdrażanie działań korygujących.

Kluczowe wskaźniki efektywności trendów i sygnały jakości; ponowny audyt zgodnie z harmonogramem lub z powodu; eskalacja do SCAR, gdy pojawią się problemy systemowe.

Dokumenty i dowody wymagane w kwalifikacji

Gotowe do audytu dossier łączy ryzyko, zakres i dowody. Mapuje proponowane materiały do ryzyka produktu gotowego, zawiera kwestionariusze i raporty z audytu z ustalonymi wnioskami, aktualne certyfikaty, kontrolowane specyfikacje oraz podpisaną Umowę Jakościową.

Umowa Jakościowa definiuje obowiązki dotyczące odchyleń, CAPA, reklamacji, stabilności i NOC.

Dokumentacja powinna obejmować:

• nazwę i lokalizację dostawcy;
• zatwierdzone materiały i gatunki;
• klasę ryzyka;
• powiązane specyfikacje;
• plany inspekcji i testów;
• częstotliwość rekwalifikacji;
• raporty z audytów;
• certyfikaty;
• podpisaną Umowę Jakościową z warunkami NOC;
• progi KPI;
• historię NCR, NCMR i SCAR;
• uprawnienia, na przykład Dock-to-Stock, z kryteriami automatycznego cofania.

Przechowuj wszystkie rekordy w systemie kontroli wersji w ramach Kontroli Dokumentów.

Wymagania dotyczące nowych części i nowych uruchomień

Wprowadzenie nowego wyrobu obejmuje wymagania Grupy VW, program kwalifikacyjny dla nowych części QPNI oraz wymagania dodatkowe poszczególnych marek grupy VW.

Należy uwzględnić Formel Q New Parts Integral oraz Formel Q New Parts Integral Brands specific supplements.

Istotne elementy wdrożenia obejmują harmonogram wdrożenia nowego wyrobu, PEP, podstawy VDA Maturity Level Assurance for New Parts, zatwierdzenie wyrobu i procesu PPA według VDA 2, wymagania dotyczące dokumentacji jakościowej w fazie przedseryjnej oraz finalną weryfikację nowego uruchomienia w formie audytu PCA.

Do głównych narzędzi jakości w serii należą zarządzanie reklamacjami 0 km, zarządzanie reklamacjami gwarancyjnymi, wzorcowanie części, zarządzanie zmianą, rekwalifikacja, Early Warning System, CoP test plan, testowanie wewnętrzne, ciągłe doskonalenie i ciągła zdolność procesu według VW.

Odpowiedzialność za wyrób obejmuje bezpieczeństwo wyrobu, Product Safety and Conformity Representative, Product Integrity, zarządzanie charakterystykami specjalnymi oraz audity D/TLD.

Zarządzanie zmianą u dostawcy

Zmiany w procesach u dostawcy mogą przenosić ryzyko bez ostrzeżenia.

Należy wprowadzić formalne NOC, obejmujące zakaz wprowadzania zmian w lokalizacji, procesie, materiale, sprzęcie lub testach bez wcześniejszej oceny.

Należy dokonać oceny zgodnie z MOC, zaktualizować dokumenty i plany inspekcji oraz - w razie potrzeby - przeprowadzić FAI lub ponowną walidację przed przywróceniem normalnych dostaw.

Niezapowiedziane zmiany są traktowane jako poważne odstępstwa z potencjalnym zawieszeniem ASL.

Co się stanie, jeśli dostawca zmieni lokalizację lub proces? Należy wymagać NOC, ocenić zmianę pod MOC i w razie potrzeby przeprowadzić FAI lub ponowną walidację przed wznowieniem normalnych dostaw.

Kontrola dostaw, identyfikowalność i zwalnianie materiału

Do czasu zakwalifikowania i zwolnienia zapasy nie nadają się do użytku.

System WMS powinien domyślnie przechodzić w tryb kwarantanny, egzekwować wstrzymanie pobierania próbek i wymagać dyspozycji kontroli jakości przed alokacją.

Kontrola etykiet, rejestrowanie temperatury i zasada FEFO, First-Expire-First-Out, chronią jakość od momentu przyjęcia do użycia.

Przy odbiorze numery ASN i etykiety SSCC utrwalają tożsamość przed rozpoczęciem pobierania próbek.

Zweryfikowane interfejsy powinny zawierać identyfikatory pozycji i partii w systemach ERP, LIMS, WMS i QMS, aby ta sama partia była kontrolowana, rozdysponowywana i - w razie potrzeby - śledzona wstecz za pomocą funkcji śledzenia partii.

Gdy zatwierdzony materiał trafia do produkcji, identyfikatory partii dostawcy powinny być powiązane z kompleksową genealogią, dzięki czemu każdy problem w terenie można powiązać z dostawami dostawcy.

Pobieranie próbek i badania pierwszych dostaw

Pierwsze partie powinny zostać poddane odpowiedniej kontroli: uzasadnionym planom pobierania próbek, często z bardziej rygorystycznym AQL, testom tożsamości i weryfikacji metod w LIMS.

Prace analityczne, na przykład HPLC, powinny obejmować odpowiedniość systemu i weryfikację przez drugą osobę, udokumentowaną w ELN.

W miarę jak wydajność się poprawia, pobieranie próbek można zoptymalizować na podstawie udokumentowanych przesłanek - nigdy nie poprzez ciche ograniczenie.

Historia CoA nie może zastąpić sprawdzania tożsamości. Testowanie tożsamości i atrybutów krytycznych wymaga okresowej, niezależnej weryfikacji.

Historia CoA może uzasadniać redukcję ryzyka w przypadku testów niekrytycznych.

Postępowanie z niezgodnościami

Wykrycie problemów z tożsamością, niezgodności specyfikacji lub luk w dokumentacji musi zostać odnotowane jako NCR lub NCMR, a partie muszą być uwzględnione w systemie WMS.

Problemy spowodowane przez dostawcę eskalują do SCAR, wymagającego udokumentowania przyczyny źródłowej i skuteczności.

Zatwierdzenia warunkowe mogą zostać przyznane po zaostrzeniu kontroli i okresie próbnym. Powtarzające się sygnały cofają uprawnienia, takie jak Dock-to-Stock.

Każda awaria uruchamia mechanizm odizolowania i naprawy za pośrednictwem MRB i CAPA.

W przypadku wystąpienia problemów szybka reakcja i skuteczne działania korygujące mogą zapobiec poważnym konsekwencjom, takim jak przestoje w produkcji czy wzrost kosztów operacyjnych.

Wskaźniki oceny dostawcy po zatwierdzeniu

Te kluczowe wskaźniki efektywności pozwalają na monitorowanie stanu kwalifikacji i podejmowanie decyzji dotyczących uprawnień, ponownych audytów i ryzyka związanego z pozyskiwaniem dostawców.

Pulpity nawigacyjne mogą śledzić trendy OTIF, DPM, status audytu i zgodność z powiadomieniami o zmianach w odniesieniu do progów przyznawania lub cofania uprawnień, takich jak Dock-to-Stock.

Rekwalifikacja dostawcy

Ponowna kwalifikacja powinna być oparta na ryzyku. Dostawcy wysokiego ryzyka lub dostawcy o znaczeniu krytycznym zazwyczaj podlegają rekwalifikacji co 1-2 lata lub z ważnego powodu.

W przypadku niższego ryzyka możliwy jest dłuższy okres, ze zdalnym nadzorem w międzyczasie.

Nieaktualna rekwalifikacja jest jedną z typowych pułapek. Utrzymuj rytm i kieruj się ryzykiem oraz wydajnością, aby ustalić częstotliwość.

Ponowny audyt należy przeprowadzić zgodnie z harmonogramem lub z powodu pogorszenia wskaźników, reklamacji, zmian organizacyjnych, zmian procesu, incydentów logistycznych albo niezgodności z wymaganiami klienta.

Najczęstsze błędy w kwalifikacji podwykonawcy

Wybór wyłącznie według ceny

Najważniejszych kryteriów jest kryterium ceny, ale nikt nie patrzy później na dodatkowe koszta zarządzania jakością.

Słaby dostawca dostarcza niskiej jakości produkty, które mogą zatrzymać linię produkcyjną, spowodować reklamację od klienta i powtarzalnie powodować duże zamieszanie w fabryce.

Zatwierdzanie „sławnych marek”

Dowody są ważniejsze od reputacji - zawsze przeprowadzaj audyt w ramach zakresu.

Dostawca nie jest kwalifikowany ze względu na swoją renomę lub wygodę - tylko dowody to potwierdzają.

Rozszerzanie zakresu bez oceny

Powiąż zatwierdzenie z materiałem i miejscem oraz wymagaj NOC dla każdej zmiany.

Ogólne zatwierdzenie firmy nie oznacza automatycznego zatwierdzenia wszystkich jej zakładów, materiałów, gatunków, procesów lub poddostawców.

Poleganie wyłącznie na CoA

Uwzględnij w swoim planie testowanie tożsamości i krytyczne atrybuty.

Nie. Testowanie tożsamości i atrybutów krytycznych wymaga okresowej, niezależnej weryfikacji.

Odłączone systemy informatyczne

Sprawdź integracje, aby tożsamość i status partii były takie same w systemach ERP, LIMS, WMS i QMS.

Elektroniczne zapisy audytów, zatwierdzeń i inspekcji muszą być zweryfikowane, możliwe do przypisania i chronione za pomocą ścieżek audytu oraz podpisów elektronicznych.

Słabe powstrzymywanie materiału

Wprowadź kwarantannę i MRB; nigdy nie „używaj w ramach oceny”.

Do czasu zakwalifikowania i zwolnienia zapasy nie nadają się do użytku.

Formel Q, CSR i wymagania specyficzne Volkswagena

Współpraca z klientem VW obejmuje Formel Q Konkret - ramową umowę jakościową, CSR VW do IATF 16949 oraz standardy Formel Q.

Specyficzne wymagania grupy VW w odniesieniu do standardów Formel Q obejmują Formel Q Konkret, Formel Q Capability, Formel Q Capability SW oraz Formel Q New Parts Integral.

W zależności od marki i projektu należy również uwzględnić dodatkowe wymagania określane jako Formel Q Brand specific supplements.

Audytowanie specyficznych wymagań klienta powinno być prowadzone według IATF 16949 oraz wymagań niemieckiego rynku motoryzacyjnego.

Podwykonawca powinien zapewnić, że wymagania klienta są zbierane, komunikowane i implementowane w organizacji oraz w całym łańcuchu dostaw.

Znaczenie platformy B2B Grupy Volkswagen

Platforma B2B grupy VW służy do korzystania z głównych aplikacji oraz dostępu do norm i standardów klienta dla działów, między innymi dla działu jakości, inżynieryjnego, logistyki i finansów.

Dostawca powinien znać podstawowe zasady korzystania z platformy oraz sposób dostępu do aktualnych wymagań, standardów, dokumentów projektowych i komunikatów klienta.

Jak przygotować firmę przed rejestracją

Przed zgłoszeniem firmy warto przygotować uporządkowany zestaw informacji dotyczących organizacji, finansów, jakości, technologii, produkcji, logistyki, zasobów ludzkich i poddostawców.

• aktualne certyfikaty i zakresy certyfikacji;
• wyniki ostatnich audytów certyfikujących i klientów;
• opis systemu zarządzania jakością;
• wykaz maszyn, urządzeń i metod kontroli;
• informacje o zdolnościach produkcyjnych;
• opis procesów specjalnych i ich walidacji;
• plan zarządzania poddostawcami;
• kwalifikacje pracowników i zasoby projektowe;
• procedury zarządzania zmianą;
• procedury reklamacyjne, CAPA i analizy przyczyn źródłowych;
• plany awaryjne i zasady utrzymywania buforów;
• możliwości logistyczne i doświadczenie w dostawach międzynarodowych;
• procedury identyfikowalności partii;
• przykładowe raporty jakościowe i dokumentację PPAP lub FAI.

Im wcześniej dostawca uporządkuje te obszary, tym łatwiej będzie odpowiedzieć na pytania kwalifikacyjne, przejść audyt i udowodnić zdolność do realizacji wymagań Volkswagena.

Dlaczego kwalifikacja jest ważniejsza niż sama oferta handlowa

Ocena w procesie kwalifikacji dostawcy jest fundamentem dla oceny i porównywania ofert dostawców. Oznacza to, że warunki handlowe są istotne, jednak ważny jest także potencjał techniczny, który stoi za realizacją dostaw.

Zależność ta jest bardzo istotna, gdy zakup dotyczy dóbr inwestycyjnych, które przekładają się docelowo na wydajność naszych procesów, powtarzalność jakościową naszej produkcji, ciągłość pracy, trwałość użytkowania itp.

Kwalifikacja właściwa ma na celu potwierdzenie, że istnieją obiektywne podstawy dochowania ofertowych wymagań.

Z jednej strony badamy i porównujemy oferty. Z drugiej strony poszukujemy potwierdzenia, że istnieją obiektywne warunki dla naszej współpracy, a oferta znajduje potwierdzenie w ocenie kwalifikacji właściwej.

Kwalifikacja jako taka jest również podstawą do interpretacji wyników oceny dostaw danego dostawcy.

Ciągłe doskonalenie współpracy z Volkswagenem

Rozwijanie naszych dostawców to obopólna korzyść. Z punktu widzenia klienta dostawca, który się doskonali, to zmniejszenie ryzyka dla jego biznesu.

Z punktu widzenia dostawcy rozwój i doskonalenie procesów to szansa na nawiązanie długotrwałych współprac, a także szansa na zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku.

Programy rozwoju dostawców mogą obejmować między innymi wsparcie w zakresie wdrażania standardów jakościowych, optymalizację procesów logistycznych oraz wdrażanie innowacji.

Kluczem do sukcesu jest przede wszystkim budowanie świadomości i chęć współpracy z każdej strony.

Początki na pewno będą trudne i wymagające. Im więcej nakładów siły włożycie na początku w zatwierdzanie dostawcy, tym bardziej będzie to procentować później w samym zarządzaniu dostawcą i jakością.

Dużo lepiej jest zaplanować w odpowiedni sposób kwalifikację dostawcy, podejść do tego na poważnie, zweryfikować wszystkie wymagania. Następnie zrobić wdrożenie, try outy i zatwierdzić części.

tags: #jak #zostac #podwykonawca #volkswagen