Leasing operacyjny polega na przekazaniu przez leasingodawcę, na czas oznaczony, prawa do użytkowania przedmiotu leasingu zgodnie z umową, w zamian za opłaty zwane ratami leasingu, dokonywane przez leasingobiorcę. Przedsiębiorca, który przejmuje przedmiot leasingu w ramach takiej umowy, nie amortyzuje samochodu w swojej działalności, ponieważ pojazd ten jest składnikiem majątku leasingodawcy i to firma leasingowa dokonuje odpisów amortyzacyjnych.
Leasing operacyjny jest najbardziej powszechną formą leasingu samochodu wśród przedsiębiorców. Korzystający, czyli leasingobiorca otrzymuje faktury za raty leasingowe i księguje je po stronie kosztów w KPiR.
Przy wielu umowach leasingowych każdą umowę należy rozliczać na podstawie jej własnych parametrów, w szczególności wartości pojazdu, rodzaju napędu, emisji CO₂, sposobu wykorzystywania samochodu oraz zakresu odliczenia VAT. Podatnik VAT odlicza również VAT z faktury zgodnie z przeznaczeniem pojazdu.
Leasing operacyjny a leasing finansowy
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych dostępne są dwa rodzaje umów leasingowych.
| Element | Leasing operacyjny | Leasing finansowy |
|---|---|---|
| Własność i amortyzacja | Amortyzuje finansujący. | Amortyzuje korzystający. |
| Rozliczenie rat | Kosztem uzyskania przychodów są ustalone w umowie raty leasingowe. | Do kosztów zalicza się wyłącznie część odsetkową rat leasingowych. |
| Samochód osobowy | Przedsiębiorca nie wprowadza go do ewidencji środków trwałych ani nie amortyzuje go w czasie. | Podatnik ma prawo do wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych i amortyzowania go w czasie. |
| Eksploatacja | Koszty eksploatacyjne wlicza się do kosztów uzyskania przychodu w zależności od tego, czy pojazd jest wykorzystywany jedynie w działalności, czy również prywatnie. | Koszty eksploatacyjne wlicza się do kosztów uzyskania przychodu w zależności od tego, czy pojazd jest wykorzystywany jedynie w działalności, czy zarówno w działalności, jak i prywatnie. |
Umowa leasingu operacyjnego dla samochodu osobowego zawarta jest na czas oznaczony stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji. Minimalny okres leasingu w przypadku samochodu osobowego wynosi 2 lata, lecz może on ulec wydłużeniu maksymalnie do 7 lat, jak można przeczytać na stronach firm leasingowych.
Bez względu na rodzaj podpisanej umowy leasingu istnieje możliwość wydłużenia lub skrócenia umowy, przy czym należy pamiętać, żeby w wyniku takich działań nie doszło do zmiany rodzaju umowy leasingowej. Najczęściej dochodzi do wydłużenia czasu trwania umowy, co robi się aneksem do umowy.
Wiele umów leasingowych w jednej firmie
Przedsiębiorcy mają możliwość rozliczania kosztów związanych z zakupem samochodu osobowego w ramach leasingu operacyjnego lub też leasingu finansowego. Zawieranie umów leasingu jest jedną z najbardziej popularnych form nabycia pojazdu samochodowego, maszyny czy urządzenia wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.
Przy kilku leasingowanych samochodach każdą umowę należy przypisać do konkretnego pojazdu i rozliczać na podstawie właściwej faktury, harmonogramu spłat oraz danych dotyczących tego pojazdu. Dla każdego samochodu istotne są między innymi: wartość wynikająca z umowy, kwota wykupu, część kapitałowa raty, część odsetkowa raty, emisja CO₂, sposób użytkowania oraz zakres odliczenia VAT.
W przypadku wielu umów nie sumuje się wartości wszystkich samochodów ani wszystkich rat w celu zastosowania jednego wspólnego limitu. Ograniczenie odnosi się do samochodu osobowego będącego przedmiotem danej umowy.
Limity kosztów leasingu od 1 stycznia 2026 roku
Od 01.01.2026 zostały wprowadzone trzystopniowe limity do ustalania proporcji, które zależą od typu pojazdu i jego emisyjności i wynoszą:
- 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych,
- 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych o emisji CO₂ poniżej 50 g/km,
- 100 000 zł dla aut spalinowych i hybrydowych o emisji CO₂ wynoszącej 50 g/km lub więcej.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów opłat wynikających z umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze dotyczących samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł, 225.000 zł w przypadku samochodu elektrycznego oraz napędzanego wodorem, pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.
Kwota ta obejmuje także VAT, który zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu. W przypadku samochodu osobowego oddanego do używania na podstawie umowy leasingu ograniczenie stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego.
Limit ten nie dotyczy więc części odsetkowej opłaty. Część odsetkowa może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w całości.
Wartość samochodu przy wielu umowach leasingu
Ustalając kwotę opłaty wynikającej z umowy leasingu samochodu osobowego, jaka może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, należy ustalić proporcję, w jakiej właściwy limit pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.
Wartość samochodu to wartość netto wynikająca z umowy powiększona o podatek VAT, który zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu. Wartość samochodu wynikająca z umowy musi odpowiadać faktycznej, aktualnej wartości rynkowej takiego samochodu na dzień jej zawarcia.
Wartość samochodu wynikająca z umowy obejmuje wartość opłaty wstępnej, część kapitałową rat leasingowych oraz opłatę końcową. W celu ustalenia proporcji w wartości leasingowanego samochodu osobowego należy uwzględniać również kwotę, po jakiej nastąpi wykup samochodu po zakończeniu leasingu, czyli opłatę końcową.
Wartość przedmiotu umowy powinna odzwierciedlać jego wartość rynkową. Jeżeli w umowie określono wartość samochodu, która znacznie odbiega od wartości rynkowej, działanie takie może zostać poczytane jako obejście prawa podatkowego.
Kapitałowa i odsetkowa część raty
W leasingu operacyjnym część kapitałowa i część odsetkowa raty leasingowej z reguły nie są wyodrębnione na fakturze, ponieważ na fakturze widnieje jedna pozycja: opłata leasingowa.
Obowiązek właściwego wyodrębnienia z raty leasingowej części odsetkowej i kapitałowej leży po stronie podatnika. Wyodrębnienie z miesięcznej raty leasingowej części kapitałowej i odsetkowej jest możliwe na przykład na podstawie harmonogramu spłat.
Ograniczenie odnosi się jedynie do części raty, która dotyczy spłaty wartości początkowej samochodu wraz z nieodliczonym podatkiem VAT. Część odsetkowa raty może być ujęta w kosztach uzyskania w całości.
Jeżeli opłata, w tym czynsz z tytułu umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, do tej części opłaty, która obejmuje takie koszty, stosuje się przepisy dotyczące kosztów używania samochodu osobowego.
Zmiana, odnowienie i wydłużenie wielu umów
W przypadku dokonania zmiany lub odnowienia umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub podobnej umowy zawartej przed dniem 1 stycznia 2019 r. będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.
Istotna zmiana umowy leasingu operacyjnego może mieć wpływ na zaliczanie rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodów, jeśli umowa została zawarta do końca 2018 roku. Przyjmuje się, że jeśli zmiana będzie miała wpływ na przykład na wysokość kosztów uzyskania przychodów w PIT, to należy uznać, że ma ona charakter istotny.
Jeżeli umowa leasingu została zawarta przed 2019 rokiem, a następnie została istotnie zmieniona, mogą obowiązywać limity dotyczące zaliczania rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku leasingu operacyjnego będą obowiązywały limity przy zaliczaniu rat leasingowych do kosztów uzyskania przychodów.
Przed podjęciem decyzji o zmianie umowy leasingu przedsiębiorca powinien najpierw sprawdzić, czy nie będzie to miało wpływu na dokonywane rozliczenia podatkowe, co w konsekwencji może okazać się mniej opłacalne.
Wprowadzenie pojazdu do ewidencji
Samochód osobowy, który stanowi przedmiot umowy leasingu operacyjnego, wprowadzamy w serwisie z poziomu: Firma ➡ Pojazdy ➡ Dodaj pojazd ➡ Samochód osobowy ➡ lub wprowadź samochód: w leasingu.
Wprowadzając pojazd na podstawie umowy leasingu należy uzupełnić takie dane jak: nazwa pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika. Rodzaj paliwa nie jest polem obowiązkowym.
Niezbędnym krokiem jest również wpisanie numeru umowy leasingowej, daty jej zawarcia, określenie rodzaju dokumentu zakupu pojazdu przez leasingodawcę oraz wprowadzenie ceny zakupu.
Jeżeli w polu Cena zakupu podawana jest wartość pojazdu na podstawie umowy leasingu, to w polu Rodzaju dokumentu zakupu przez Leasingodawcę należy wybrać Inny dokument.
Jeżeli powyższe informacje nie zostały zawarte w umowie leasingu, w celu ich pozyskania należy się skontaktować z leasingodawcą.
Użytkowanie mieszane i wyłącznie firmowe
Jeżeli przedmiotem leasingu jest typowy samochód osobowy, który nie jest w żaden sposób konstrukcyjnie przystosowany do działalności i będzie używany zarówno do celów działalności, jak i prywatnie, w tabeli „typ dla wydatków” wybieramy typ „samochód osobowy”.
Jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych lub dopuszcza się choćby potencjalną możliwość takiego użytku, podatnik ma prawo do odliczenia jedynie 50% kwoty podatku VAT od wszystkich rat leasingowych.
Ograniczenie w wysokości 50% odliczenia dotyczy również wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu, również paliwa. Przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia 50% lub 100% podatku od towarów i usług wykazanego na fakturze, niezależnie od tego, jaką część faktury zaliczy do kosztów podatkowych.
Jeżeli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26, należy zaznaczyć checkbox w polu Przeznaczenie, a następnie wypełnić dane wymagane do zgłoszenia samochodu na deklaracji VAT-26.
Warunkiem świadczącym, że dany pojazd osobowy jest wykorzystywany wyłącznie w celach działalności gospodarczej, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku wymagane jest również zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, sporządzenie regulaminu wykorzystywania samochodu w firmie oraz wykluczenie użytku prywatnego.
W przypadku nieprowadzenia kilometrówki u czynnych podatników VAT pojazd zostaje automatycznie uznany za wykorzystywany w sposób mieszany i w związku z tym należy stosować ograniczenie dotyczące księgowania wydatków związanych z wykorzystaniem pojazdu do kosztów firmowych.
Natomiast w przypadku nievatowców prowadzenie takiej ewidencji jest zalecane w celu udowodnienia wykorzystywania pojazdu wyłącznie w firmie.
VAT przy wielu samochodach leasingowanych
Leasing samochodu osobowego daje możliwość rozliczania VAT na dwa sposoby zależne od celów, w jakich pojazd jest użytkowany w firmie przez przedsiębiorcę.
| Sposób użytkowania | VAT od rat i eksploatacji | Warunki |
|---|---|---|
| Użytkowanie mieszane | 50% VAT | Samochód jest wykorzystywany również prywatnie albo istnieje potencjalna możliwość takiego użytku. |
| Użytkowanie wyłącznie firmowe | 100% VAT | VAT-26, ewidencja przebiegu pojazdu, regulamin użytkowania i wykluczenie użytku prywatnego. |
Przepisy zmieniające sposób rozliczenia samochodów osobowych nie odnoszą się do rozliczeń na gruncie VAT. Zmiany dotyczą wyłącznie podatku dochodowego, a na gruncie podatku VAT podatnicy nadal mają dwie możliwości: odliczanie 50% lub 100% VAT.
Księgowanie kosztów eksploatacji pojazdu w leasingu
Od 1 stycznia 2019 przedsiębiorcy mają dwie możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodów osobowych firmowych:
- 100% - jeżeli prowadzona będzie ewidencja potwierdzająca wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej podatnika,
- 75% - dla samochodów wykorzystywanych również do celów niefirmowych.
Nie zmieniają się natomiast zasady odliczania VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym. Podane limity uwzględniają również VAT, który nie może zostać odliczony.
| Rodzaj kosztu | Pojazd wykorzystywany do celów mieszanych | Pojazd wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej |
|---|---|---|
| Paliwo | 75% kosztu i 50% VAT | 100% kosztu i 100% VAT |
| Przegląd pojazdu | 75% kosztu i 50% VAT | 100% kosztu i 100% VAT |
| Naprawa pojazdu | 75% kosztu i 50% VAT | 100% kosztu i 100% VAT |
| Płyn do spryskiwaczy | 75% kosztu i 50% VAT | 100% kosztu i 100% VAT |
| Opłaty leasingowe | 100% kosztu i 50% VAT, z uwzględnieniem limitu dotyczącego spłaty wartości pojazdu | 100% kosztu i 100% VAT, z uwzględnieniem limitu dotyczącego spłaty wartości pojazdu |
Faktury związane z eksploatacją samochodu należy wprowadzać z poziomu: Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ Rozliczenie pojazdów, wybierając odpowiedni rodzaj wydatku.
Z tego poziomu należy księgować zarówno faktury za zakup paliwa, jak i inne koszty związane z pojazdem.
Księgowanie raty leasingu
Fakturę za opłatę wstępną, czynsz inicjalny i ratę leasingu wprowadzamy z poziomu: Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ Rozliczenie pojazdów ➡ Leasing ➡ Faktura ➡ VAT.
Formularz do wprowadzenia raty podzielony jest na trzy części: spłata wartości pojazdu, opłaty leasingowe i opłaty eksploatacyjne, na przykład opłata serwisowa, w związku z tym, że każdy z tych wydatków objęty jest innym limitem.
W systemie po dodaniu pojazdu możliwe jest księgowanie wydatków związanych z leasingiem operacyjnym. System na podstawie parametrów pojazdu rozksięguje koszt we właściwych wartościach do KPiR i rejestru VAT.
W celu ujęcia w systemie raty leasingowej dotyczącej samochodu osobowego należy postąpić zgodnie ze schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/(BEZ VAT) » RODZAJ WYDATKU » LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU OSOBOWEGO.
W wyświetlonym oknie należy wypełnić wymagane pola oraz wybrać pojazd, którego wydatek dotyczy. Po uzupełnieniu podstawowych danych taki wydatek zostanie ujęty w KPiR w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki oraz w rejestrze zakupu VAT w przypadku czynnych podatników VAT.
Przykład rozliczenia raty samochodu o wysokiej wartości
Przedsiębiorca podpisał umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy, którego wartość netto wraz z nieodliczonym podatkiem VAT wynosi 250.000 zł, a samochód nie jest elektryczny. Oznacza to, że przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie 60% raty leasingowej.
Wyliczenie proporcji przedstawia się następująco: 150.000 zł / 250.000 zł = 60%.
W przypadku raty dotyczącej pojazdu objętego limitem 100 000 zł albo 150 000 zł należy zastosować limit właściwy dla emisji CO₂ pojazdu, a następnie rozdzielić część kapitałową i odsetkową raty.
Przykład rozliczenia raty z nieodliczonym VAT
Wartość początkowa samochodu wynosi 168 000 zł netto, a VAT wynosi 38 640 zł. Podatnik odlicza od wydatków związanych z pojazdem 50% VAT. Miesięczna rata wynosi 3 500 zł netto oraz 805 zł VAT.
Ustalenie wartości początkowej samochodu wraz z nieodliczonym podatkiem VAT: 168 000 zł + (38 640 zł x 50%) = 187 320 zł.
Ustalenie podatku VAT, który nie podlega odliczeniu z faktury za ratę leasingową: 805 zł x 50% = 402,50 zł.
Ustalenie wartości raty powiększonej o nieodliczony VAT: 3 500 zł + 402,50 zł = 3 902,50 zł.
Wartość raty, która stanowi koszt uzyskania przychodu: 3 902,50 zł x 150 000 zł / 187 320 zł = 3 125 zł.
Przykład dotyczy rozliczenia raty kapitałowej dotyczącej wartości początkowej pojazdu leasingowanego. Część odsetkowa raty może być ujęta w kosztach uzyskania w całości.
Ubezpieczenie samochodu w leasingu
Przepisy wskazują, że zaliczając do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z ubezpieczeniem AC samochodu, należy pamiętać o limicie wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie AC samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.
Powyższego ograniczenia nie trzeba stosować w przypadku ubezpieczeń OC i NNW oraz innych, gdyż są to ubezpieczenia, za które wysokość składki nie jest uzależniona od wartości rynkowej pojazdu.
Jeżeli polisa została wyceniona na podstawie wartości pojazdu i uznana jako ubezpieczenie dobrowolne, to koszt podatkowy jest objęty limitem kwotowym 150 000 zł.
Gdy przedmiotem ubezpieczenia GAP jest utrata wartości ubezpieczonego pojazdu w okresie ubezpieczenia, to księguje się 100% kosztu.
Opłaty z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu nie są objęte limitem przewidzianym dla tych umów. W tym przypadku może mieć zastosowanie inny limit dotyczący składek na ubezpieczenie samochodu.
Opłatę za ubezpieczenie samochodu należy wprowadzać z poziomu: Firma ➡ Pojazdy ➡ Lista pojazdów ➡ Rozliczenie pojazdów ➡ Ubezpieczenie ➡ + AC / + OC, NNW, inne, wybierając właściwą opcję.
Ubezpieczenie AC oraz GAP, które jest zależne od wartości pojazdu, księguje się przez opcję +AC, natomiast pozostałe rodzaje ubezpieczenia księguje się przez opcję +OC, NNW, inne.
Wiele umów a koszty finansowania dłużnego
Podatnicy CIT są zobowiązani wyłączać z kosztów uzyskania przychodów koszty finansowania dłużnego w części, w jakiej nadwyżka kosztów finansowania dłużnego przekracza wyższą ze wskazanych kwot: kwotę 3.000.000 zł albo 30% EBITDA.
Przez koszty finansowania dłużnego rozumie się wszelkiego rodzaju koszty związane z uzyskaniem od innych podmiotów środków finansowych i z korzystaniem z tych środków, w szczególności odsetki, opłaty, prowizje, premie, część odsetkową raty leasingowej, kary i opłaty za opóźnienie w zapłacie zobowiązań oraz koszty zabezpieczenia zobowiązań.
Z wydanych w ostatnim czasie interpretacji indywidualnych wynika, że część odsetkowa raty leasingowej w leasingu podatkowo operacyjnym nie stanowi kosztów finansowania dłużnego. Stanowisko to odróżnia leasing operacyjny jako odpłatne udostępnienie przedmiotu leasingu od leasingu finansowego jako formy finansowania.
W przypadku wielu umów leasingowych podatnik powinien zachować dokumenty pozwalające ustalić, jaka część każdej raty dotyczy spłaty wartości samochodu, a jaka część ma charakter odsetkowy.
Najważniejsze zasady rozliczania kilku umów
- Każdy samochód leasingowany należy wprowadzić jako odrębny pojazd.
- Każdą fakturę należy przypisać do właściwej umowy i właściwego samochodu.
- Dla każdego pojazdu należy ustalić właściwy limit: 225 000 zł, 150 000 zł albo 100 000 zł.
- Limit stosuje się do części raty odpowiadającej spłacie wartości samochodu.
- Część odsetkowa raty leasingowej może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w całości.
- Wartość samochodu obejmuje opłatę wstępną, część kapitałową rat leasingowych oraz opłatę końcową.
- Nieodliczony VAT zwiększa wartość samochodu i wartość wydatku uwzględnianą przy obliczaniu proporcji.
- Przy użytkowaniu mieszanym wydatki eksploatacyjne ujmuje się w kosztach w wysokości 75%.
- Przy użytkowaniu wyłącznie firmowym wydatki eksploatacyjne mogą być ujmowane w kosztach w wysokości 100%, jeżeli podatnik posiada wymaganą dokumentację.
- Przy użytkowaniu mieszanym odliczeniu podlega 50% VAT, a przy użytkowaniu wyłącznie firmowym - 100% VAT po spełnieniu warunków.
- AC podlega limitowi zależnemu od wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia, natomiast OC i NNW nie podlegają temu ograniczeniu.
- Przy zmianie lub odnowieniu umowy zawartej przed 1 stycznia 2019 r. należy sprawdzić, czy zmiana ma charakter istotny i jakie przepisy znajdą zastosowanie.
tags: #leasing #operacyjny #wiele #umow