Zaliczka na samochód osobowy: VAT, księgowanie i leasing

Wpłata zaliczki na poczet samochodu osobowego daje prawo do odliczenia podatku naliczonego, o ile planowane nabycie będzie wykazywać związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W przypadku samochodu wykorzystywanego zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych podatnik może odliczyć 50% podatku VAT wynikającego z faktury zaliczkowej.

Jeżeli samochód ma być wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, możliwe jest odliczenie 100% VAT, ale konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków, w szczególności określenie zasad używania pojazdu, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz złożenie informacji VAT-26 w ustawowym terminie.

Zaliczka a zadatek przy zakupie samochodu

Kupno samochodu to zawsze ważna decyzja. W kontekście tego procesu bardzo często przewijają się takie pojęcia jak zaliczka i zadatek. Choć brzmią one podobnie to dwa pojęcia zdecydowanie różnią się od siebie.

Zaliczka, z drugiej strony, jest większą sumą pieniędzy, którą kupujący przekazuje sprzedawcy jako pierwszą ratę płatności za samochód. Zaliczka jest często określana w umowie zakupu jako procent całkowitej wartości pojazdu. Może to wynosić na przykład 10% lub 20% ceny samochodu.

Zaliczka to już bardziej konkretne zobowiązanie finansowe w procesie zakupu samochodu. Kiedy przekazujesz zaliczkę, oznacza to, że jesteś gotów rozpocząć formalną procedurę zakupu. Zaliczka stanowi część całkowitej ceny pojazdu i jest pierwszą ratą płatności.

Jednym z głównych powodów, dla których zaliczka jest istotna, jest to, że zawsze ulega ona zwrotowi. Według obowiązującej interpretacji, zaliczka jest formą rezerwacji towaru, aż do czasu wpłacenia całej sumy domykającej transakcję.

Czym różni się zadatek od zaliczki?

Zadatek to suma pieniędzy, którą kupujący jest gotów wpłacić na poczet zakupu samochodu jako dowód swojego zainteresowania tym konkretnym pojazdem. Jest to swoisty depozyt, który ma na celu zarezerwowanie samochodu na rzecz kupującego.

Zadatek stanowi dowód Twojego poważnego zainteresowania danym samochodem. Kiedy składasz zadatek na konkretny pojazd, oznacza to, że jesteś gotów zarezerwować go na swoją korzyść i dokonać zakupu.

Jednak ważne jest, aby wiedzieć, że zadatek nie jest równoznaczny z podpisaniem umowy zakupu samochodu. To dopiero pierwszy krok w procesie. Jeśli z jakiegoś powodu zdecydujesz się wycofać, może się okazać, że część zadatku zostanie zatrzymana przez sprzedawcę jako rekompensata za utracone szanse na innego potencjalnego nabywcę.

Zaliczka a zadatek, czyli trudna sztuka wyboru formy rezerwacji kupowanego samochodu Zadatek a zaliczka to dwa różne pojęcia, które odgrywają ważną rolę w procesie zakupu samochodu. Zadatek to swoisty depozyt, który rezerwuje samochód na twój użytek, podczas gdy zaliczka to pierwsza rata płatności za pojazd.

Prawo do odliczenia VAT od faktury zaliczkowej

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w zakresie otrzymanej zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów. Natomiast zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy podlega udokumentowaniu fakturą VAT.

W kwestii odliczenia podatku naliczonego należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Podatnicy generalnie mają prawo do odliczania VAT z faktur zaliczkowych dotyczących zakupu samochodu osobowego, o ile samochód ma służyć czynnościom opodatkowanym. Także w tym przypadku generalnie obowiązuje limit odliczenia (50% kwoty VAT) - z możliwością odliczenia 100% VAT po spełnieniu ww. warunków.

W przypadku zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy samochodu osobowego podatnik ma prawo do odliczenia jedynie 50% kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury zaliczkowej. Jeżeli nabyty pojazd ma być wykorzystywany wyłącznie na potrzeby firmowe, to nabywca zachowuje prawo do 100% odliczenia podatku naliczonego.

Samochód użytkowany w sposób mieszany

Zwracamy uwagę, że jeżeli podatnik wykorzystuje samochód osobowy zarówno w działalności gospodarczej, jak i do własnych celów prywatnych, to może odliczyć 50% podatku naliczonego związanego z nabyciem tego pojazdu, z dokonaniem części lub całości zapłaty przed jego nabyciem oraz od wszelkich wydatków związanych z jego eksploatacją.

Co do zasady, podatnicy mogą odliczać 50% kwoty VAT od wydatków na samochód osobowy. To ograniczenie dotyczy m.in. wydatków na zakup takiego pojazdu i opłat leasingowych. Przyjmuje się bowiem, że ww. samochód może być wykorzystywany do tzw. celów mieszanych, czyli firmowych i prywatnych.

Wydatki, których dotyczy 50% ograniczenie przy odliczaniu podatku naliczonego, wymieniono w art. 86a ust. 2 ustawy o VAT. Są to wydatki związane z nabyciem, importem lub wytworzeniem tych pojazdów oraz nabyciem lub importem części składowych do nich, używaniem tych pojazdów w ramach umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, nabyciem lub importem paliw do ich napędu, naprawą lub konserwacją tych pojazdów oraz nabyciem innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub użytkowaniem tych pojazdów.

Samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności

Pełne prawo do odliczenia VAT (100%) przysługuje, jeżeli samochód służy wyłącznie celom firmowym, co powinna potwierdzać ewidencja przebiegu pojazdu i określone zasady jego używania.

Podatnik powinien:

1. określić zasady używania ww. pojazdu (np. w regulaminie); powinno z nich wynikać, że samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych,
2. prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu potwierdzającą wykorzystywanie samochodu wyłącznie do ww. celów,
3. złożyć do naczelnika urzędu skarbowego informację VAT-26 w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji w formie JPK_VAT.

W przypadku pojazdów samochodowych występuje ograniczenie w prawie do odliczenia podatku naliczonego. Jak wynika z art. 86a ustawy o VAT, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Natomiast pełne 100% prawo do odliczenia znajduje zastosowanie do pojazdów, które są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, czyli jeżeli: sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

VAT-26 a wpłata zaliczki na samochód

Zaliczka jako poniesienie pierwszego wydatku na samochód oznacza, że jeżeli na poczet zakupu pojazdu wpłacono zaliczkę uznaje się, że datą poniesienia "pierwszego wydatku" jest data wpłaty zaliczki. Po wpłacie zaliczki podatnik powinien więc w ustawowym terminie złożyć VAT-26.

Termin na złożenie VAT-26 obliczany jest od miesiąca poniesienia pierwszego wydatku związanego z takim pojazdem. Owym pierwszym wydatkiem może być omawiana przez nas zaliczka na poczet przyszłej dostawy samochodu.

W przypadku gdy datą poniesienia pierwszego wydatku jest data wpłaty przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty na poczet pojazdu, który zostanie nabyty lub przyjęty w używanie, w polu „Data nabycia pojazdu” należy podać planowaną datę oddania pojazdu do używania po jego wytworzeniu, datę importu albo datę przyjęcia w używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

W przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa w ust. 12, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym podatnik złoży tę informację.

Termin złożenia VAT-26

Jeżeli podatnik wpłacił zaliczkę w danym miesiącu, informację VAT-26 powinien złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.

Przykład 1. Pan Tomasz 22 grudnia 2022 roku wpłacił zaliczkę na poczet przyszłej dostawy samochodu osobowego i otrzymał od sprzedającego fakturę zaliczkową. Samochód ma być wykorzystywany w działalności gospodarczej, a jego odbiór przewidziano na marzec 2023 roku.

Jeżeli pan Tomasz chce dokonać pełnego odliczenia podatku naliczonego od faktury zaliczkowej, to powinien w terminie do 25 stycznia 2023 roku złożyć informację VAT-26. W przeciwnym wypadku będzie miał prawo jedynie do 50% odliczenia.

Późniejsze złożenie informacji VAT-26 daje prawo do proporcjonalnej korekty in plus podatku odliczonego zgodnie z art. 90b ustawy o VAT.

Uzupełnienie danych w VAT-26

Ponieważ jednak w momencie wpłaty zaliczki podatnik z reguły nie zna wszystkich danych, które trzeba podać w tej informacji, np. numeru rejestracyjnego, daty nabycia pojazdu, po zakupie pojazdu powinien te dane uzupełnić.

W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany. Tak wynika z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT.

W praktyce przepis ten rozumiany jest szeroko i przyjmuje się, że aktualizację VAT-26 trzeba złożyć także m.in. celem uzupełnienia (lub zmiany) numeru rejestracyjnego pojazdu, a także w przypadku zaprzestania używania pojazdu, np. w związku z jego sprzedażą.

Przepisy nie wskazują jednak żadnego innego terminu na aktualizację VAT-26, niż wyżej wskazany. Ponieważ w omawianej sprawie podatnik powinien jedynie uzupełnić dane wskazane w informacji VAT-26, nie następuje tu żadna zmiana przeznaczenia pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 14 ustawy.

Jeżeli podatnik odebrał samochód pod koniec miesiąca, a aktualizację VAT-26 złożył w pierwszych dniach następnego miesiąca, przed złożeniem JPK_VAT za miesiąc odbioru pojazdu, nie powinno to wywołać negatywnych skutków w VAT.

Wpłata zaliczki a leasing operacyjny

W przypadku leasingu operacyjnego należy rozróżnić sytuację, w której podatnik początkowo zakłada zakup samochodu, od sytuacji, w której od początku wiadomo, że samochód zostanie kupiony przez firmę leasingową.

Leasing od początku planowany

Zawarliśmy umowę leasingu samochodu osobowego. W maju 2023 r. wpłaciliśmy dealerowi samochodowemu zaliczkę na poczet zakupu tego samochodu, otrzymaliśmy fakturę zaliczkową. Ostatecznie pojazd zostanie kupiony przez firmę leasingową, a do wpłaconej zaliczki otrzymamy fakturę korygującą.

Jeżeli podatnik wie, że do zakupu samochodu nigdy nie dojdzie, najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie stanowiska KIS i nieodliczanie VAT z faktury zaliczkowej otrzymanej od dealera samochodowego.

Podatnik ma wiedzę, że do zakupu samochodu przez niego nigdy nie dojdzie, ponieważ zakupu dokona firma leasingowa. Wpłacona zaliczka nie pełni więc swojej roli. W związku z tym najbezpieczniej jest przyjąć stanowisko KIS i nie odliczać VAT z faktury zaliczkowej, z uwagi na brak związku wydatku z czynnościami opodatkowanymi.

Jednocześnie faktura korygująca, którą podatnik otrzyma od dealera samochodowego, nie wywołałaby żadnych skutków w VAT. Zakładamy, że zaliczka wpłacona na poczet ww. pojazdu zostanie zarachowana na poczet wstępnej opłaty leasingowej.

Jak wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2016 r., nr IBPP2/4512-1113/15/ICz, w tym momencie wpłacona dealerowi zaliczka przestaje nosić znamiona "pierwszego wydatku" związanego z tym pojazdem.

Za moment poniesienia pierwszego wydatku na ten pojazd należy tu przyjąć dzień podpisania porozumienia w powyższej sprawie między dealerem, leasingodawcą i podatnikiem. Ten moment byłby więc istotny dla ustalenia terminu złożenia informacji VAT-26, jeżeli podatnik przeznaczy ten pojazd do celów wyłącznie firmowych i podejmie decyzję o odliczaniu 100% VAT od wydatków na ten pojazd.

Rezygnacja z zakupu i wybór leasingu

Gdyby natomiast podatnik zakładał faktycznie, że dojdzie do zakupu samochodu, a dopiero później podjął decyzję o rezygnacji z zakupu i wzięciu pojazdu w leasing, to podatnik miałby prawo do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej otrzymanej od dealera samochodowego.

Gdyby chciał odliczyć 100% VAT z tej faktury, musiałby złożyć VAT-26 w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłacił zaliczkę dealerowi, nie później niż w dniu przesłania ewidencji w formie JPK za ten miesiąc.

W tym przypadku datą poniesienia pierwszego wydatku byłaby data wpłaty tej zaliczki. Gdyby jednak w terminie późniejszym podatnik zrezygnował z zakupu i wziął pojazd w leasing, wówczas najwłaściwsze byłoby skorygowanie informacji VAT-26 i wskazanie "nowej" daty poniesienia pierwszego wydatku, czyli daty podpisania porozumienia o zaliczeniu zaliczki na poczet opłaty wstępnej.

Na ogólnych zasadach podatnik musiałby skorygować odliczony VAT z faktury zaliczkowej, powinien otrzymać fakturę korygującą i mógłby odliczać VAT z faktur otrzymanych od leasingodawcy.

Ujęcie zaliczki w księgach rachunkowych

W pierwszej kolejności jednostka wpłaci zaliczkę na poczet nabycia samochodu prawdopodobnie do salonu samochodowego oraz otrzyma fakturę zaliczkową. Zakładamy, iż zakup pojazdu sfinansuje firma leasingowa na podstawie zawartej umowy leasingowej, a wpłaconą zaliczkę na samochód zaliczy na poczet opłaty wstępnej.

Salon samochodowy wystawi fakturę korygującą całość faktury zaliczkowej. Transakcja rozłoży się jednak na dwa lata obrotowe.

Wpłata zaliczki

W księgach rachunkowych kończącego się 2017 r. jednostka ujmie wpłatę zaliczki oraz fakturę zaliczkową.

Wpłatę zaliczki na poczet nabycia samochodu osobowego ujmuje się następująco:

Faktura zaliczkowa

Fakturę zaliczkową ujmuje się w księgach rachunkowych w dwóch etapach:

Faktura zaliczkowa nie może być natomiast podstawą do ujęcia wydatku w kosztach. Zgodnie z przepisami sprzedawca, który otrzymuje zaliczkę na poczet danej transakcji, może być zobowiązany do odprowadzenia z tego tytułu podatku VAT.

Zaliczka nie powoduje natomiast po jego stronie konieczności ujęcia jej w przychodach. Tym samym nabywca nie ma prawa do zaksięgowania wydatku na podstawie faktury zaliczkowej w kosztach uzyskania przychodu.

Wykazanie zaliczki w bilansie

Kwotę netto z faktury zaliczkowej, powiększoną o wartość VAT niepodlegającego odliczeniu, pozostałą na dzień bilansowy jako saldo Wn na koncie 30 „Rozliczenie zakupu”, jednostka wykaże w aktywach bilansu.

Faktura korygująca i rozliczenie zaliczki przy leasingu

W księgach roku następnego, tj. 2018 r., na podstawie umowy leasingu jednostka wprowadzi samochód osobowy do ksiąg rachunkowych, a następnie będzie rozliczać odpisy amortyzacyjne i raty leasingowe odpowiednio do zasad ewidencji księgowej leasingu finansowego.

Fakturę korygującą otrzymaną od salonu samochodowego oraz rozliczenie zaliczki ujmuje się następująco:

Faktura korygująca do faktury zaliczkowej

Przeksięgowanie zaliczki na opłatę wstępną

Wpłaconą zaliczkę, po jej zaliczeniu na poczet opłaty wstępnej, przeksięgowuje się następująco:

Leasing operacyjny podatkowo i finansowy bilansowo

Z treści pytania wynika, że jednostka zamierza zawrzeć umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego, którą dla celów bilansowych będzie traktować jak leasing finansowy.

W 2018 r. zostanie zawarta umowa leasingu operacyjnego, a bilansowo będzie to leasing finansowy. Wpłacona zaliczka zostanie zaliczona na poczet opłaty wstępnej. Samochód wprowadzimy do ewidencji środków trwałych.

Natomiast w księgach roku następnego, na podstawie umowy leasingu, jednostka wprowadzi samochód osobowy do ksiąg rachunkowych, a następnie będzie rozliczać odpisy amortyzacyjne i raty leasingowe odpowiednio do zasad ewidencji księgowej leasingu finansowego.

Moment wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych

Pojazd może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych dopiero wtedy, gdy jest gotowy do użycia w firmie.

Faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę zaliczki, ale nie potwierdza jeszcze przyjęcia samochodu do używania ani rozpoczęcia amortyzacji. W przypadku faktury zaliczkowej wprowadzasz daty z otrzymanej faktury zaliczkowej.

Aby w aplikacji dodać zaliczkę na zakup samochodu powinieneś wprowadzić sztuczny środek trwały, a następnie go zlikwidować w momencie przejęcia środka trwałego.

W momencie przejęcia środka trwałego powinieneś zlikwidować tak wprowadzamy sztucznie środek trwały wchodząc w zakładkę Koszty-> Pojazdy -> wybierasz „zaliczka na zakup pojazdu” i z prawej strony naciskasz „Likwiduj”.

Praktyczne ujęcie faktury zaliczkowej

Otrzymaną fakturę zaliczkową za leasing operacyjny pojazdu osobowego księguje się w systemie ręcznym wpisem poprzez EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS, gdzie należy wskazać dane z faktury, a jeśli przysługuje odliczenie 50%, to w polu WARTOŚĆ NETTO należy wskazać 50% wartości netto z faktury.

W przypadku samochodu użytkowanego w sposób mieszany do odliczenia kwalifikuje się 50% VAT, natomiast część VAT niepodlegająca odliczeniu zwiększa wartość zaliczki ujmowanej w księgach rachunkowych.

Jeżeli podatnik wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie do działalności gospodarczej, pełne odliczenie VAT z faktury zaliczkowej wymaga zachowania warunków ustawowych oraz terminowego złożenia informacji VAT-26.

tags: #zaliczka #na #samochod #osobowy